Bewährte Verfahren zur Rückverfolgbarkeit für Gesundheitseinrichtungen

Der Beginn des neuen Schuljahres markiert traditionell die Rückkehr zu einem intensiven, anspruchsvollen und strengen Betriebsrhythmus für alle Gesundheitseinrichtungen, seien es große öffentliche Krankenhäuser, Privatkliniken, medizinische Labore oder Apotheken.

Nach der Sommerzeit, die oft von Personalengpässen, Personalwechseln und heiklen logistischen Anpassungen geprägt ist, ist es nun an der Zeit, die internen Abläufe zu festigen und das umfassende Qualitätsmanagement zu stärken.

Unter den vorrangigen Aufgaben zu Beginn dieses neuen Jahres nimmt die Rückverfolgbarkeit von Gesundheitsprodukten und der Kühlräume, in denen sie gelagert werden, einen zentralen und strategischen Stellenwert ein. Die Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit von Impfstoffen, Blutprodukten, temperaturempfindlichen Arzneimitteln und biologischen Proben ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein wesentlicher Bestandteil der Sicherheit der Patientenversorgung.

Die Entwicklung einer effektiven und nachhaltigen Rückverfolgbarkeitsstrategie bleibt jedoch eine organisatorische und technische Herausforderung, die strenge Methoden erfordert, die von allen Teams gemeinsam angewendet werden.

Digitalisierung der Aufzeichnungen und Automatisierung der Rückverfolgbarkeit

Die erste bewährte Vorgehensweise, um die Rückverfolgbarkeit in einer Gesundheitseinrichtung nachhaltig zu sichern, besteht darin, der Digitalisierung der Prozesse den Vorzug vor manuellen Aufzeichnungen auf Papier zu geben.

Die in der Pflege seit langem verwendeten Temperaturprotokolle in Papierform weisen mehrere Einschränkungen auf: das Risiko menschlicher Versäumnisse, Fehler oder Streichungen, Leseschwierigkeiten, Zeitverlust für die Teams und das Fehlen einer kontinuierlichen Überwachung.

Durch den Einsatz automatisierter Rückverfolgbarkeitslösungen und in Echtzeit vernetzter Sensoren profitiert die Einrichtung von einer kontinuierlichen und zeitgestempelten Aufzeichnung der Temperaturdaten.

Dieser digitale Wandel entlastet zudem das Pflegepersonal und stellt Qualitätsbeauftragten, Prüfern und Gesundheitsbehörden im Falle einer Kontrolle eine zuverlässige und schnell zugängliche Datenhistorie zur Verfügung.

Festlegung der Zuständigkeiten und Organisation des Alarmmanagements

Die zweite bewährte Vorgehensweise basiert auf der klaren Festlegung von Zuständigkeiten und der Einrichtung eines proaktiven Alarmmanagements.

Es reicht nicht aus, über Geräte zur Temperaturaufzeichnung zu verfügen, wenn nicht eindeutig festgelegt ist, wer eingreifen muss, sobald ein kritischer Schwellenwert überschritten wird.

Die Einführung standardisierter Betriebsverfahren ermöglicht es insbesondere, mehrere wesentliche Fragen zu klären:

• Wer muss bei einem Alarm in der Nacht oder am Wochenende vorrangig benachrichtigt werden?
• Welches Protokoll ist bei einem Ausfall für die Umlagerung der Produkte anzuwenden?
• Wie ist der Vorfall im Qualitätsregister der Einrichtung zu dokumentieren?

Die schriftliche Festlegung dieser Prozesse, ihre leicht zugängliche Bereitstellung in der Nähe der Anlagen sowie die regelmäßige Durchführung von Schulungen oder Simulationen tragen dazu bei, diese Vorgehensweisen im Arbeitsalltag jedes Mitarbeiters zu verankern, sei es als Apotheker, biomedizinischer Techniker oder Pflegekraft.

Überwachung, Kalibrierung und Qualifizierung der Kühlanlagen

Die dritte bewährte Vorgehensweise betrifft die Bestandsaufnahme, Kalibrierung und regelmäßige Qualifizierung der Kühlanlagen.

Eine zuverlässige Rückverfolgbarkeit setzt voraus, dass die verwendeten Messgeräte selbst präzise Daten liefern. Die in Kühlschränken und medizinischen Kammern integrierten Temperaturfühler müssen daher gemäß den geltenden Verfahren regelmäßig überprüft und kalibriert werden.

Die Erstellung einer thermischen Kartierung der Kammern ermöglicht es zudem, die verschiedenen Temperaturzonen zu identifizieren und die Lagerung empfindlicher Produkte an Orten zu vermeiden, an denen Temperaturschwankungen auftreten können.

Diese messtechnische Kontrolle trägt dazu bei, die Zuverlässigkeit der erhobenen Daten zu gewährleisten und die Abläufe der Einrichtung im Falle eines Audits oder einer Inspektion abzusichern.

Zentralisierung und Sicherung der Rückverfolgbarkeitsdaten

Die vierte bewährte Vorgehensweise betrifft die Zentralisierung und sichere Archivierung der Rückverfolgbarkeitsdaten.

Je nach Art der betroffenen Produkte und den geltenden Anforderungen müssen Temperaturverläufe und Rückverfolgbarkeitsdaten unter Umständen über längere Zeiträume aufbewahrt werden.

Eine zentralisierte und sichere Softwareplattform erleichtert die Aufbewahrung, den Abruf und die Auswertung der Daten durch die Teams.

Diese Zentralisierung ermöglicht es Lagerverwaltern und Qualitätsbeauftragten zudem, Trends zu analysieren, Abweichungen zu erkennen, Materialausfälle vorherzusehen, den Produktumschlag zu optimieren und interne Protokolle kontinuierlich zu verbessern.

Rückverfolgbarkeit als Hebel für Qualität und Sicherheit nutzen

Der Schulanfang ist ein günstiger Zeitpunkt, um interne Abläufe neu zu bewerten und einen modernen, kollaborativen Ansatz zur Rückverfolgbarkeit zu strukturieren.

Die Digitalisierung von Messwerten, die Festlegung von Zuständigkeiten, die messtechnische Kontrolle und die Zentralisierung von Daten sind allesamt Hebel, mit denen sich die Kontrolle über die Kühlkette verstärken und die Sicherheit von Gesundheitsprodukten gewährleisten lässt.

Médifroid unterstützt Gesundheitseinrichtungen bei diesem Vorhaben mit einem Sortiment an Kühlgeräten, Überwachungslösungen und speziellen Temperaturüberwachungsgeräten.

Das Ziel: den Arbeitsalltag der Teams zu erleichtern und gleichzeitig zu einer kontrollierten Lagerung empfindlicher Produkte sowie zur Patientensicherheit beizutragen.